FreiSein durch Zeiteinteilung und höhere Produktivität
FreiSein beinhaltet, sich seine Tätigkeiten so einzuteilen, dass man sie zu einer Uhrzeit, optimalerweise auch an einem Ort und auf eine Weise verrichten kann, die das schnellste und beste Ergebnis liefert – wann, wo und wie man also am produktivsten ist. Es geht nicht darum, noch mehr Arbeit in unsere kostbare Lebenszeit zu stopfen. Stress haben wir alle schon genug. Der amerikanische Dichter und vierfacher Pulitzer-Preisträger Robert Frost brachte es auf den Punkt: „Wenn Sie getreulich acht Stunden am Tag arbeiten, werden Sie vielleicht irgendwann zum Chef und dürfen täglich zwölf Stunden arbeiten.“
Was soll nun mit höherer Produktivität erreicht werden? Mehr Geld, mehr Anerkennung vom Vorgesetzten? Das erreicht man zuweilen auch, wenn man hin und wieder der Letzte im Büro ist und laufend betont, wie viel man zu tun hat. Nein, maximale Produktivität soll mehr Freizeit und damit auch mehr Freiheit schaffen.
„Das Ziel ist nicht, sich früh zur Ruhe zu setzen, sondern immer wieder kurze Ruhestände einlegen zu können. Das Ziel ist nicht Inaktivität, sondern Dinge zu tun, die Spaß machen.“ (Ferriss)
Doch produktiv kann man mit allem sein – im Job, im eigenen Haushalt, bei der Freizeitgestaltung oder Urlaubsplanung, bei der Umsetzung eigener Projekte und bei der persönlichen Weiterentwicklung.
Produktiv statt beschäftigt
„Faul zu sein bedeutet, eine unbefriedigende Existenz zu ertragen, äußere Umstände oder andere Menschen über sich bestimmen zu lassen oder ein Vermögen anzuhäufen, während man das Leben lediglich als Zuschauer aus dem Bürofenster heraus betrachtet. Die Summe auf Ihrem Bankkonto ändert nichts daran und auch nicht die Anzahl der Stunden, die Sie im Büro damit verbringen, unwichtige E-Mails oder Kleinkram zu bearbeiten. Seien Sie lieber produktiv als beschäftigt.“ (Ferriss)
Viele Menschen tun mehr, um im Endeffekt weniger zu erreichen. Sie sind nur beschäftigt, nicht produktiv. „Geschäftigkeit ist eine Form von Faulheit – Faulheit des Denkens und wahlloses Handeln. In Arbeit zu ertrinken ist ebenso unproduktiv wie gar nichts zu tun – und es ist weitaus unangenehmer. Gezielt auswählen und weniger tun – das ist der produktivere Weg.“ (Ferriss)
Durch erhöhte Produktivität mehr Freizeit zu erreichen, bedeutet also, sinnlose beziehungsweise weniger zielführende Tätigkeiten abzubauen und seine Arbeit in kürzerer Zeit zu erledigen. Durch eine höhere Produktivität solltest du die Aufmerksamkeit deines Vorgesetzten auf dich ziehen, aber Achtung vor dieser Falle: Lass dich nun nicht auf mehr Arbeit ein, um dem Unternehmen für genauso wenig Freizeit noch mehr zu dienen, sondern nutze deine gestärkte Verhandlungsposition. Wer sich ein höheres Gehalt wünscht – bitte sehr, jetzt ist der geeignete Zeitpunkt. Wer sich mehr Freiheit wünscht, der sollte möglichst dem Büroalltag entfliehen. Nein, nicht kündigen, sondern der Firma Homeoffice schmackhaft machen, um die Arbeit dennoch zu erledigen, aber die freigeschaufelte Zeit sinnvoller als im Büro nutzen zu können. Bei hartnäckig-konventionellen Chefs oder in Jobs, bei denen teilweise Anwesenheit gefordert ist, kann man klein anfangen – mit einem Tag in der Woche oder einer ruhigeren Phase in der Firma (etwa den Sommermonaten) und einer Probezeit.
Wer möchte, kann jetzt auch eine Fortbildung vorschlagen, die in deiner Argumentation natürlich in erster Linie dem Unternehmen nützt, aber doch auch dir, um dich noch produktiver und unentbehrlicher zu machen.
Wichtig oder dringend
Vieles von dem, womit wir unsere Zeit verbringen, ist weder wichtig noch dringend.
Das Erkennen, ob eine Aufgabe wichtig ist oder nicht beziehungsweise ob sie dringend ist oder nicht, ist eine unbedingte Voraussetzung für Produktivität.
Wirklich dringende Angelegenheiten müssen natürlich zuerst erledigt werden. Aber auch wichtigen Dingen sollte man ausreichend Aufmerksamkeit zukommen lassen. Sonst werden sie bald dringend.
Wichtige Dinge können auch Kleinigkeiten sein, die sich mit der Zeit summieren und uns über den Kopf wachsen. Ein Abarbeiten wird dann immer zeitaufwändiger.
Allerdings muss man nicht gleich auf jedes Mail sofort reagieren. Oft ist es effektiver, ein wenig zusammen kommen zu lassen, um sich dann eine halbe Stunde frei zu räumen und sich nur auf diese eine Sache zu konzentrieren.
Wichtig sind nicht nur all jene Aufgaben, die der Chef auf den Schreibtisch legt – auch wenn er sie womöglich sogar als dringend bezeichnet. Wichtig ist alles, wodurch du dich wohlfühlst. Pausen sind also ebenfalls wichtig und deren immerwährendes Aufschieben führt zu einer Dringlichkeit namens Burn-Out.
Alles, was dich belastet, ist eindeutig wichtig und bedarf einer Handlung. Sollte es sich um Dinge handeln, die du nicht ändern kannst, dann besteht die Handlung darin, dieses Problem loszulassen und dich auf etwas zu konzentrieren, das du direkt beeinflussen kannst.
Vergiss bei deiner Zeitkalkulation für dringende und wichtige Sachen nicht, dass es manchmal auf den Blickwinkel ankommt. Der Vorgesetzte findet meist alles dringend, ebenso wie die eigenen Kinder. Und doch lösen sich so manche Probleme auf magische Weise wie von selbst, wenn man sich nicht immer sofort um alles kümmert. E-Mails beispielsweise checken wir mittlerweile ununterbrochen. Sie enthalten lauter dringliche Angelegenheiten, die manchmal vom Absender selbst erledigt werden, wenn man die Nachricht ein wenig später beantwortet.
Das Pareto-Gesetz
Dieses Gesetz besagt: 80 % der Ergebnisse kommen durch 20 % Aufwand. Diese 20 % müssen zuerst erkannt werden, um ihnen Priorität einzuräumen. Ferriss empfiehlt in seinem Buch „Die 4-Stunden-Woche“ sogar: „Ignorieren Sie den Rest.“
Durch das Wegfallen der unrentablen Zeiträuber hat man nicht nur mehr Zeit zur Verfügung, sondern richtet den Fokus auch auf erfolgversprechende Projekte oder Kunden, und je ungeteilter deine Aufmerksamkeit ist, desto produktiver bist du in dieser Angelegenheit.
Entscheidungen treffen
Die Angst, eine falsche Entscheidung zu treffen, hält viele Menschen davon ab, sich überhaupt zu entscheiden. Doch auch Nicht-Entscheiden ist eine Entscheidung. „Gewinner klammern nicht, sie halten sich nicht krampfhaft an einer Situation fest, die sie nicht befriedigt. Sie können ein Risiko eingehen, weil sie wissen, dass alles besser ist als eine unbefriedigende Minimalexistenz. Armut bedeutet für die meisten Menschen in Europa nicht, Hunger zu leiden, sondern einen stumpfsinnigen Alltag zu leben.“ (Schäfer)
Eine Entscheidung zu treffen, erfordert das Wissen darüber, was man selbst möchte oder wer man in Zukunft sein will. Entscheidet man sich nicht, bleibt entweder alles gleich oder man lässt andere für sich mitentscheiden. Wer seine eigenen Wünsche, Ziele und Werte kennt, entscheidet sich leichter.
Die Drei-Tage-Regel
Um motiviert zu bleiben, brauchen wir Ergebnisse. Bei der Drei-Tage-Regel erzielen wir alle drei Tage mindestens ein konkretes Ergebnis, das messbar beziehungsweise sichtbar ist. Bei größeren Projekten wird es ein Teilergebnis sein.
Solche kleinen Erfolge fördern unsere Motivation, ein Projekt weiter zu führen. Außerdem arbeiten wir effektiver, wenn wir uns einen Zeitrahmen stecken, in dem wir ein bestimmtes Resultat erzielen wollen.
Die 1%-Methode
Aber nichts überstürzen! Vergiss nicht – wir wollen uns nicht stressen, sondern unsere Zeit einteilen, um zu einem besseren Ergebnis zu kommen.
Gewohnheiten haben wir uns über Jahre oder gar Jahrzehnte angeeignet. Wir haben es uns bequem gemacht – selbst, wenn wir diese Gewohnheit nicht mehr wollen. Aus einer solchen auszusteigen, fühlt sich daher meist äußerst unangenehm an, was dazu führt, gute Vorsätze schnell wieder über Bord zu werfen. Alles auf einmal ändern zu wollen, motiviert uns nur sehr kurz.
Die 1%-Methode hingegen funktioniert, weil sie kein radikales Aufgeben liebgewonnener Angewohnheiten fordert, sondern nur eine ganz kleine Umstellung – nämlich, sich jeden Tag um 1 Prozent zu verbessern. Was das bringen soll? Rechne dir aus, wie viel Prozent du nach 6 oder nach 12 Monaten erreicht hast. Die Wirkung über einen längeren Zeitraum ist enorm.
„Erfolg ist das Ergebnis täglicher Gewohnheiten, nicht einmaliger Veränderungen.“ (Clear)
Gewohnheiten sind bequem und laufen automatisch ab. Wir haben uns tatsächlich an sie gewöhnt. Schlechte Gewohnheiten beziehungsweise solche, die zu unserem neuen, produktiven Ich nicht mehr passen, müssen zuerst erkannt und dann Schrittchen für Schrittchen gewandelt werden, damit im eigenen Kopf nicht der Podcast „Das hältst du nicht durch. Probier es erst gar nicht“ läuft. Nicht anzufangen ändert mit Sicherheit keine Gewohnheit. Übertrieben anzufangen jedoch auch nicht. Nur die regelmäßige Wiederholung führt zum Erfolg.
Wer klein anfängt, bleibt meist länger dabei – man hat nicht so schnell Ausreden. Wenn man sich beispielsweise vornimmt, ab jetzt jeden Tag einen Spaziergang zu machen und mit einer Stunde beginnt, hat man wahrscheinlich spätestens in der zweiten Woche keine Zeit mehr dafür.
Am erfolgversprechendsten stellt man Gewohnheiten um, in dem man sich feste Zeiten für seine neuen Aktivitäten vornimmt. Damit kann, muss aber keine genaue Uhrzeit gemeint sein. Noch effektiver ist es, eine neue Gewohnheit an eine alte zu knüpfen, beispielsweise „bevor ich den Fernseher einschalte, meditiere ich eine Minute“ oder „nach dem Frühstückskaffee mache ich zwei Minuten Sport“. Damit automatisiert man das neue Verhalten.
Die 2-Minuten-Regel
Um alte Gewohnheiten in neue zu verwandeln, sollte diese anfangs nicht mehr als 2 Minuten in Anspruch nehmen. Das schließt auch die Vorbereitungszeit ein. Wenn man eine halbe Stunde zum Fitnessstudio fährt, um dort zwei Minuten zu trainieren, wird man bald darauf verzichten. Fährt man jedoch am Heimweg von der Arbeit (fast) vorbei, hält man eher an. Oder man könnte zu Hause mit dieser neuen Gewohnheit beginnen. Für zwei Minuten muss man sich nicht einmal umziehen. Und nach einigen Wiederholungen wird der Körper selbst danach verlangen, weil Bewegung einfach guttut und man wird das Workout verlängern.
Eine Gewohnheit umzustellen, fühlt sich anfangs unangenehm an. Man sollte es sich daher so einfach wie möglich machen, um dran zu bleiben.
Pomodoro Methode
Eine Küchenuhr im Paradeiser-Outfit gab dieser Zeitmanagement-Methode den Namen. Der Italiener Francesco Cirillo erkannte, dass er Aufgaben effektiver erledigte, wenn er sich die Zeit dazu einteilte und die Küchenuhr stellte – 25 Minuten Arbeit, 5 Minuten Pause, wieder 25 Minuten Arbeit und so weiter. Nach vier solchen Einheiten machte er eine Pause von 30 Minuten.
Man kann die Zeitabschnitte natürlich an die eigenen Bedürfnisse anpassen.
Probiere diese Methode einfach aus. Du wirst überrascht sein, wie viel sich in zwanzig oder fünfundzwanzig Minuten erledigen lässt, wenn man nicht fünfmal dazwischen die Mails checkt oder sich über eine andere Aufgabe Gedanken macht.
Die 72-Stunden-Regel
Neue Ideen und Projekte sollten innerhalb von 72 Stunden begonnen werden, denn die Motivation ist anfangs am größten. Zuerst brennen wir für eine Idee. Wenn wir dann keine konkrete Handlung setzen, verschwindet diese Idee oft in der Wenn-ich-einmal-Zeit-habe-Lade, die niemals geöffnet wird.
Miracle Morning
Wann hast du dich zuletzt abends auf den nächsten Morgen gefreut? Schon eine Weile her, oder?
Wie wir in den Tag starten, hat mehr Einfluss auf unser Leben, als uns vielleicht bisher bewusst war. Viele stehen schon mit einem griesgrämigen Gesichtsausdruck aus dem Bett auf, weil sie überhaupt keine Lust auf ihren Arbeitstag haben. Ihre Gedanken kreisen um all das, worauf sie sich nicht freuen und was sie befürchten. Danach noch rasch einen Kaffee hinunter schütten und zur Arbeit hetzen. Haben sie dann auch noch einen zu langsamen Autorfahrer vor sich oder zwicken sich in eine überfüllte U-Bahn ist der Tag meist schon gelaufen. Und jetzt sollen sie produktiv sein.
„Wenn Sie Ihre innere Welt, ihr Leben verändern, dann wird sich automatisch auch Ihre äußere Welt, Ihre Lebenssituation verbessern“, liest man im Bestseller „Miracle Morning“.
Wunder bewirken sollen dabei folgende Praktiken, für die man sich jeden Morgen ausreichend Zeit nehmen sollte, notfalls jedoch mindestens eine Minute pro Aktivität: Stille, Affirmationen, Visualisierung, Bewegung, Lesen und Schreiben.
Diese Handlungen, regelmäßig ausgeführt, machen uns ruhiger und gefestigter und entwickeln gleichzeitig unsere Persönlichkeit weiter.
Stille kann etwa durch eine Meditation, aber auch durch die Bewusstmachung aller Menschen und Dinge, für die man im Leben dankbar ist, erreicht werden. Wichtig ist, das Karussell negativer Gedanken zu stoppen, in dem uns oft schwindelig wird.
Bei Affirmationen geht es dann um das Umformulieren negativer Gedanken. Wenn du dir öfter sagst: „Meine Güte, bin ich blöd!“, dann ist das kein Satz, durch den du innerlich wächst und erfolgreicher wirst, und er ist mit Sicherheit auch nicht wahr. Formulier ihn ab sofort positiv: „Ich bin clever.“ Dir fällt bestimmt auch gleich eine Situation ein, in der du clever gehandelt hast. Unsere geistige Haltung formt nämlich unsere Persönlichkeit. Wir handeln so, wie wir über uns denken.
Beim dritten Schritt, dem Visualisieren, stellt man sich vor, was man wirklich möchte, damit man auch zielgerichtet darauf zusteuern kann. „Visualisieren Sie Ihre größten Ziele, sehnlichsten Wünsche und aufregendsten Träume, die Ihr Leben komplett verändern würden. Sehen Sie, fühlen Sie, hören Sie, berühren Sie und schmecken Sie jedes einzelne Detail Ihrer inneren Bilder. Setzen Sie alle fünf Sinne ein, um Ihre Visualisierung so effektiv wie möglich zu machen. Je lebhafter Ihre Vision, desto verlockender ist es für Sie, die nötigen Schritte zu unternehmen, sie zu verwirklichen.“ (Elrod)
Die Bewegung muss wohl nicht näher erläutert werden, aber das Lesen verdient kurz unsere Aufmerksam. Denn es handelt sich hier nicht darum, die Zeitung oder gar WhatsApp-Nachrichten zu lesen. Stattdessen soll man den Lesestoff an die Wünsche aus der Visualisierung anpassen. Welches Wissen benötigst du dafür? Eigne es dir an.
Am Schluss dieses magischen Morgens solltest du deine Gedanken, deine Ideen, Wünsche, Erfolge und so weiter aufschreiben, um sie vom Kopf aufs Papier zu bringen. Das Ziel dabei: Klarheit über seine Gedanken gewinnen, Ideen festhalten, Lektionen überdenken und Fortschritte erkennen.
„Denken Sie immer daran: Wer Sie werden, ist viel wichtiger als das, was Sie tun, und dennoch bestimmt das, was Sie tun, wer Sie werden.“ (Elrod)
Quellen:
- Cirillo, Francesco: The Pomodoro Technique: The Life-Changing Time-Management System; Virgin Books, 2018
- Clear, James: Die 1 % Methode – Minimale Veränderung, maximale Wirkung; Goldmann Verlag, 2020
- Elrod, Hal: Miracle Morning – Die Stunde, die alles verändert; Irisiana Verlag, 2016
- Ferriss, Timothy: Die 4-Stunden Woche – Mehr Zeit, mehr Geld, mehr Leben; Ullstein Verlag, 2011
- Schäfer, Bodo: Die Gesetze der Gewinner – Erfolg und ein erfülltes Leben; dtv Verlag, 2003